Marc, een vriend, stopte resoluut met werken voor een baas. Hij nam een internationaal snoepbedrijf over van een ouder man die met pensioen wilde. ‘Er kwam ineens heel veel op me af om te regelen’, vertelt Marc. ‘Mijn vrouw zei “joh, maak je eigen digitale planner app”’.

Dat deed Marc. Enthousiast vertelt hij me over zijn ervaringen daarbij. En hij merkt op dat hij veel eerder zo’n planner had moeten gebruiken. ‘Daar had ik zelfs bij mijn baan iets aan gehad’, zegt hij. En hij nam zich voor zijn oude baas eens over het maken van een planner te adviseren.

Iedereen heeft baat bij een planner

Wat me bijbleef van het gesprek met Marc? Dat iedereen baat kan hebben bij een planner. Vooral nu het zo makkelijk is om een digitale planner te maken, die je bovendien overal bij je hebt. En het maakt niet uit of je elke minuut iets toevoegt aan je planning, of genoegen neemt met een minimale to-do lijst. De juiste digitale planner kan je dag- en weekindeling ten goede komen.

Marc onderzocht de markt voor planners en koos direct voor het betere werk. Een beetje voorbarig wellicht. Maar zijn boekhouder vond het handig, omdat Marc die kan koppelen aan zijn adminstratie software. Zijn medewerkers kunnen ermee aan de slag op hun mobieltjes. Bovendien kan hij er later gemakkelijk rapporten mee maken. Zo zijn er meer voordelen. ‘Er is altijd een leercurve’, verklaart Marco, ‘dus waarom niet direct goed beginnen’.

Een digitale planner

Ik had een redelijk beeld van wat een digitale planner is. Het gesprek met Marc maakte dat beeld scherper. Thuis ontdekte ik na overdenking van het gesprek en onderzoek waarom digitale planners zo populair zijn geworden. En ik vond hoe je in vijf eenvoudige stappen je eigen digitale planning maakt.

Daarvoor bekeek ik enkele eenvoudige app’s en ik schreef me in voor een proefversie van van de planner van Marc. Die wilde ik zelf ervaren.

Wat is een planner?

Het begint natuurlijk met de vraag: wat is een planner? Een planner is een agenda-plus (agenda+). Het lijkt op een agenda, maar een agenda is vooral bedoeld voor afspraken. In een planner kun je naast die afspraken ook to-do-lijstjes plaatsen en notities, doelstellingen, budgetten en wat je verder relevant lijkt.

Met een planner geef je structuur aan je werk, een project en meer. Je kunt afspraken, ideeën, uitgaven en dergelijke in een tijdpad plaatsen. Daardoor weet je wanneer je iets moet doen, vergeet je het niet of wordt je er niet door verrast.

Wat is een digitale planner?

En wat is dan een digitale planner? Nou, een digitale planner is precies zoals het klinkt. In plaats van een papieren planner, is een digitale planner een overzicht op je computer, telefoon of tablet. Dat kan in allerlei vormen, als PDF, Excel-sheet of in een serieuze omgeving zoals de planner van Marc.

De meeste digitale planners lijken een imitatie van de bekende en geliefde papieren planners. Ze zijn vaak georganiseerd per dag, week of maand, met verschillende niveaus van complexiteit en onderverdeling van tijd.

En dan een eenvoudige digitale planner maken

De eenvoudigste manier om een digitale planner te maken is met een notitie app. Als je een iOS gebruiker bent kun je hun gratis Notes app gebruiken. Maar betaalde apps werken ook voor zowel Apple als Android apparaten. Al deze notitie apps werken op dezelfde basis manier:

● Voeg je notities en planningen toe
● Plaats die al dan niet in een to-do-lijstje
● Voeg data toe
● Scan of importeer een document
● Etc.

Een alternatief is om je digitale planner op één apparaat te bewaren. Dat kan bijvoorbeeld door het te exporteren als PDF naar je computer of telefoon. Afhankelijk van de app (software) die je gebruikt, kun je dan nog aanvullende aantekeningen maken. Als je toch altijd achter je computer zit, kan deze oplossing zo handig zijn.

Een serieuze digitale planner maken

Mark koos voor een serieuze oplossing voor zijn planner. Daarmee kan hij uiteindelijk meer dan met de hierboven beschreven eenvoudige planner. De stappen die hij bij het maken van zijn planner moest maken zijn daarbij echter ook heel bruikbaar.

1. Overweeg het doel

Om de voor jou beste digitale planner te maken, bepaal je eerst wat je wilt bereiken met de planning app. Dit kan zijn:

● eenvoudig een planning bijhouden
● werkzaamheden gestructureerd tonen
● beslissen of je een dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse indeling wilt

2. Onderzoek je wensen

Bekijk daarna de mogelijkheden van een planner. Hiermee krijg je een idee voor de (digitale) planner ontwerp elementen. Dat zijn bijvoorbeeld:

● ruimte om de datum te schrijven/typen/omcirkelen
● tijdsblokken
● to-do lijstjes/checklists
● (sub)doelen opstellen
● ruimte om vrij te schrijven

3. Ontwerp de eerste pagina

Daarna ga je de eerste pagina vormgeven. Ik moet Marc gelijk geven met zijn keuze. Die heeft ingebouwde afbeeldingen, effecten en overige hulpmiddelen. Dat maakt een planner maken leuk en eenvoudig. En met een paar klikken kun je ook allerlei interessante aanpassingen maken, zoals bijvoorbeeld:

● eigen foto’s uploaden of deze kiezen uit miljoenen stockfoto’s
● tekenen uit de vrije hand voor een doodle-effect
● nieuwe lettertypes uitproberen om je favoriete typografie vast te leggen
● lagen maken van tekst en foto’s, voor een chique uitstraling
● foto structuren toepassen om een afbeelding op te fleuren.
● en meer

4. Pagina dupliceren

Na het vormgeven van je planner-pagina kopieer je het. Het maakt daarbij niet uit of je met een sjabloon begon of vanaf een lege pagina. Je dupliceert de pagina zo vaak als nodig is.

Na het dupliceren kun je per pagina benodigde aanpassingen maken, zoals het veranderen van de maand in de kop of het variëren van de achtergrondfoto. En je kunt aanvullingen maken, bijvoorbeeld omdat een bepaalde dag of week specifieke ontwerp elementen nodig heeft.

5. Exporteer de PDF

Download of exporteer je planner om hem te gaan gebruiken! Om ervoor te zorgen dat je digitale planner werkt met annotatie-apps, doe je dat als PDF. Bij de planner van Marc, en in mijn proefversie, klik ik daarvoor eenvoudig in de rechterbovenhoek en kies PDF-document. Met zo’n PDF kunt je de digitale planner direct gebruiken. Marc en enkele medewerkers gaan zijn planner gebruiken in de hun mobiele telefoons, met de app van zijn gekozen planner.

De geschiedenis van de planner

Een planner verwijst naar een boek of apparaat dat wordt gebruikt om iemands dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse en/of jaarlijkse planning vast te leggen en te prioriteren. Dat is de definitie uit Engels woordenboek. Oorspronkelijk was het een geschreven boek. Inmiddels zijn het digitale toepassingen op computers, telefoons, tablets en horloges.
Maar wat is de geschiedenis van de planner? Voor de eerste planners wijzen historici naar de almanak. Dat is een boek waarin belangrijke datums, posttarieven, weerpatronen en allerlei andere informatie al was voorgedrukt. Veel mensen plaatsen er lege velletjes in om hun eigen aantekeningen toe te voegen.

De eerste almanakken verschenen in de 16de eeuw. In Nederland bijvoorbeeld de Enkhuizer almanak. Die bestaat nog steeds en aan ligt aan het eind van elk jaar op de toonbank bij kantoorboekhandels.

Van dagboek naar planner

De losse velletjes werden op een gegeven moment dagboeken. Daarin legde een persoon de gebeurtenissen van de dag vast. In feite gaven dagboeken dus een blik in het verleden van dag tot dag. Er zijn fraaie exemplaren van zulke dagboeken, bijvoorbeeld die van George Washington, de eerste president van de Verenigde Staten.

Geleidelijk maakte men in dagboeken ook opmerkingen over zaken die in de toekomst lagen. Daarmee kwam de planner, in zijn huidige definitie, in beeld.

De moderne planner

De planner zoals wij die nu kennen verschijnt in 1773. Robert Aitken (1735-1802) ontwierp deze dagelijks planner, waarmee gebruikers hun toekomst konden plannen. Deze planner, die Aitken Register heette, had geen almanakinformatie. Gebruikers konden hun eigen informatie plaatsen in de vaste lay-out.

Het ontwerp had een wekelijkse weergave over twee pagina’s (een spread). Voor het bijhouden van gegevens, voornamelijk van rekeningen, gebruikte Aitken één pagina. En voor afspraken ook één pagina. Het duurde lang voordat de planner van Aitken, en zijn navolgers, populair werd.

Een verbeterd leven

Rond 1850 gingen mensen geleidelijk een planner gebruiken. Er kwamen planners met verschillende indelingen. Gebruikers werden zich bewust dat het hun leven verbeterde, door betere organisatie en tijdbeheer.

In de 20ste eeuw verbeterden de planners. Ze werden nog meer toegespitst op specifieke doelgroepen. Sommige hadden een segment almanak-informatie. Andere planners bevatten een cataologus van een bedrijf. En er waren voordelige planners met advertenties om de prijs te drukken.

Dualiteit in planners

In de 20ste eeuw werd de planner het bewijs van efficiëntie in zaken en privé. Honderden uitgevers en drukkerijen kwamen met planners. De meeste waren echter verdedelde agenda’s, maar er was genoeg ruimte om naast afspraken ook andere gegevens te noteren.

Met de komst van computers in de tweede helft van het tweede millenium ontwikkelde softwareschrijvers de eerste digitale planners. De papieren planner bleef echter nog lang populair. Rond de eeuwwisseling was een significante achteruitgang te zien van de papieren planner. Meet het was nog steeds de populairste vorm.

De digitale planner

Zelfs mensen die volledig digitaal gingen behielden hun papieren agenda of planner. Maar met de komst van allerlei communicatie- en sociale media apps won de digitale planner terrein.

Ze hebben het voordeel dat informatie gemakkelijk gekopieerd en uitgewisseld kan worden door kopiëren/knippen en plakken. Of via allerlei uitwisselingsprogramma’s, zoals mail, sms en de Whatapp-achtigen.

Marco en zijn planner

Enkele weken na ons gesprek ben ik weer bij Marc. Hij maakte in de tussentijd een fraaie planner met zijn gekozen planningmaker. Hij toont het me op zijn laptop en in de app op zijn mobiel. Op zijn bureau zie ik echter even later een papieren uitdraai.

‘Ja, we werken volledig met de digitale planner’, zegt Marc. ‘Maar met zo’n PDF is het ook handig even een grote uitdraai te maken. En binnenkort zet ik daar ook de rapportage op. Die kan dan mooi in de kantine hangen. Dan kunnen alle medewerkers zien hoe het ervoor staat in de planning’.

Zie ook het bericht ‘Agenda, spontaniteit en plezier‘ of ‘niet storen‘