Voor mijn zeventiende verjaardag kreeg ik van een bevriende buurman het boek ‘Big Business’ van Northcote Parkinson. Het boek beschreef niet de wetten van Parkinson, maar de opkomst en werkwijze van grote organisaties als IBM, General Motors en dergelijke (volgens mij ook Unilever). Het was een interessant boek, dat paste in de lijn van boeken die ik toen las. Het was ook mijn eerste kennismaking met N.C. Parkinson. Al snel wist ik dat hij een nog steeds veelgebruikte wet had geïntroduceerd.

Wetten van Parkinson

Kort na mijn verjaardag kocht ik de drie boekjes over de wetten van Parkinson. Daarin beschrijft Parkinson zijn ervaringen met de Britse militaire organisatie en de ideeën die hij daarbij opdeed over organisaties in het algemeen. Het zijn nog steeds lezenswaardige boeken, mede door de humoristische, soms sarcastische en absurde, schrijfstijl. Ze zijn enigszins gedateerd, maar de wetten gelden ook in deze tijd. Sommige dingen veranderen nu eenmaal niet of heel langzaam.

Een van de bekendste wetten van Parkinson

Vorige week sprak ik met iemand over de crisis, reorganisatie en dergelijke. Het verwonderde me weer dat iemand zelfs Parkinsons bekendste wet niet kende. Laat staan enkele van de overige wetten van Parkinson of de inmiddels afgeleide varianten.

Die bekendste wet is evenals de andere voortgekomen uit langdurige waarneming van een ambtenarenorganisatie. Het is de wet van de uitdijende organsiatie: ‘een medewerker wil geen rivaal, maar ondergeschikten‘. Om zijn status te verhogen en zichzelf te ontlasten zal een medewerker, altijd het liefst minimaal twee ondergeschikten aanstellen om het werk onder te verdelen. Hij kan dan controle houden, zonder het risico te lopen dat, zoals bij één ondergeschikte, zijn werk wordt overgenomen. De twee ondergeschikten verdelen hun werk later op dezelfde wijze, waardoor al snel 7 man het werk doen van 1.

Er zijn momenteel veel organisatie waar dit nog steeds opgeld doet. Veel commerciële organisaties zijn inmiddels gereorganiseerd. Maar ga eens kijken bij overheden, semi-overheden, vakcentrales, zorginstellingen, banken en dergelijke. Daar kom je deze, wat ik noem, verborgen werkloosheid nog steeds tegen.

Een van de andere bekende wetten van Parkinson

Een andere bekende wet van Parkinson is natuurlijk: ‘Arbeid dijt uit naarmate er meer tijd beschikbaar is voor de voltooiing‘. Wat populairder gezegd ‘de hoeveelheid werk die aan een bepaalde taak wordt besteedt, hangt rechtstreeks af van de hoeveelheid tijd die er voor beschikbaar is’.

Het komt er op neer dat iemand die het druk heeft efficiënter werkt dan iemand die alle tijd van de wereld heeft. Volgens mij gaf Parkinson zelf het voorbeeld van een briefkaart versturen. De drukke persoon pakt een kaart, schrijft een boodschap en plakt een postzegel in minder dan vijf minuten. Iemand met veel tijd moet eerst zoeken waar de kaarten liggen. Daarna gaat hij of zij op zoek naar een pen. En waar waren de postzegels ook alweer. Al met al is er al ruim een half uur voorbij gegaan met dezelfde handeling.

Wet van de trivialiteit

Een derde wet is de trivialiteitswet. Ik moet er altijd aan denken bij politieke discussies waarbij wij in het land denken ‘waar gaat dit over…’. Zoals momenteel bij de dagenlange gesprekken over het zeilmeisje, Mauro en dergelijke. De wet luidt officieel: ‘de hoeveelheid tijd die in vergaderingen wordt besteed aan een onderwerp, is omgekeerd evenredig met de hoeveelheid geld die ermee gemoeid is‘.

Parkinson geeft dacht ik het voorbeeld van de bouw van een dependance en de plaatsing van een koffiemachine. Tijdens een vergadering met elf man praten over het eerste alleen de directeur en zijn bouwkundig medewerker. Een besluit is binnen 5 minuten genomen. Bij het tweede onderwerp doen alle aanwezigen hun zegje. Een beslissing nemen over de koffiemachine duurt een half uur. Of er komt geen beslissing, want die wordt uitgesteld tot nader onderzoek is gedaan.

Het financiële aspect in de trivialiteitswet wordt ook wel vervangen door bijvoorbeeld kennis. Vanuit het voorbeeld, over het bouwen van een dependance hebben weinigen verstand, maar van koffie ‘denkt’ iedereen verstand te hebben.

Zie ook de berichten ‘Pomodoro, knoedel en tijdmanagement‘ of ‘Trivialiteit rond Amira‘