Na een aantal ergernissen denk ik: hoe het is gesteld met gebruikersvriendelijkheid anno 2023? De aard van de ergernissen is divers. Het zijn de bedrijven en overheden met hun ‘vernieuwde’ websites en ondoordachte diensten, afmelden voor nieuwsbrieven, egoïsme en hufterigheid in het verkeer, slordige redacties bij tijdschriften en meer. In dit bericht beperk ik me tot het opschonen van mails met nieuwsbrieven.

Daarbij staat nieuwsbrieven voor alle mails die ik krijg omdat ik op een maillijst ben gekomen. Dat kan zijn nadat ik me ergens heb aangemeld om een e-boek te ontvangen of waar ik een product heb gekocht.

Te veel nieuwsbrieven in mijn mail

Het opschonen van mails is eigenlijk geen ergernis en op zich nog wel leuk voor mij. Het betekent uitdunnen van mijn mailprogramma. Elke dag krijg ik ongeveer honderd nieuwsbrieven van organisaties en personen waar ik me ooit inschreef. Meestal om een e-boek of andere informatiedrager te kunnen ontvangen.

Wanneer het me puur om het lokkertje gaat waarmee ze hun mailinglijst willen vullen, meld ik me direct na ontvangst af. Maar zou de nieuwsbrief interessante informatie kunnen geven dan mogen ze blijven komen. Hoewel ik weet dat ik hooguit 3% daarvan zal (kunnen) lezen. En dat dan hooguit als de tekst in het onderwerp iets interessants belooft te zijn.

Onoverzichtelijke lijst mails en overzicht

Maar honderden nieuwsbrieven (sommige komen dagelijks, andere om de dag of met een andere regelmaat) maken een mailprogramma al snel onoverzichtelijk. Daarom heb ik jaren geleden mijn mails gescheiden. Ik heb een mailadres voor mijn gewone mails en daarnaast twee andere voor de nieuwsbrieven.

Een van de twee is voor nieuwsbrieven die ik altijd wil behouden. Met een filter komen die direct bij binnenkomst in een eigen map. De andere bevat de honderden nieuwsbrieven. In het dagelijks gebruik ga ik daar praktisch mee om. Ik selecteer alles wat is binnen gekomen. Daar loop ik de lijst snel visueel langs en deselecteer met Ctrl-muisklik wat ik wil of moet bewaren. Daarna verwijder ik met Shift-Del de selectie. Wat ik deselecteerde blijft dan over.

Opschonen van mails met nieuwsbrieven

Maar het blijft een klus. Om de zoveel tijd begint daarom het opschonen van mails met nieuwsbrieven. Daarmee verklein ik het aantal mails dat dagelijks binnenkomt, waar tijd bespaart bij de dagelijkse handeling. Opschonen betekent dus afmelden voor de nieuwsbrief bij de betreffende persoon of organisatie.

En dan kom ik bij de reden dat ik dit stukje schrijf. Want het uitschrijven is, in ieder geval voor mij, een interessante ervaring. Uitschrijven doen alle zenders van nieuwsbrieven met een klein linkje onderin de mail. Dat is een opt-out, oftewel mogelijkheid tot uitschrijven, die sinds half 2021 verplicht is volgens de telecommunicatiewet en AVG/GDPR. De maximale boete voor het niet bieden van een eenvoudig methode om uit te schrijven is overigens 20 miljoen euro of 4% van de totale omzet.

Uitschrijven met verplichte opt-out

Officieel stelt de wet dat de ontvangers de mogelijkheid moet worden geboden eenvoudig uit te schrijven. Vrijwel iedereen met een nieuwsbrief gebruikt daarvoor zoals gezegd het plaatsen van een linkje onderin de gemailde nieuwsbrief. Dat vind ik dus interessant, want het hoeft niet op die manier (ik kom daar zo dadelijk op terug).

Opschonen van mails met nieuwsbrieven is dus een kwestie van elke nieuwsbrief openen. En dan zoeken naar het linkje om uit te schrijven. De koppelingstekst en plaatsing verschilt daarbij nogal. Uitschrijven, unsubscribe en afmelden zijn het makkelijkst.

Maar vaak worden andere koppelingsteksten gebruikt en/of zijn ze verstopt in een zin of alinea. Als u deze nieuwsbrief niet meer wilt ontvangen, kunt u hem stoppen door op de link te klikken. Waarbij ‘stoppen’ in de zin dan de link is. Het is meestal snel te zien door de onderstreping en/of andere kleur. Maar toch lastiger dan uitschrijven, unsubscribe en afmelden als los woord, bijvoorbeeld op een afsluitende balk of op een ‘footer’.

Uitschrijfpagina, de interessante factor

Na het aanklikken van de gevonden link kom je op een pagina waarmee het uitschrijven wordt bevestigd of waar je dat kan doen. Met die pagina’s tonen organisaties en personen zich, zoals de telefonisten bij een fysiek bedrijf. De telefonisten en receptionisten geven een eerste indruk, wat veel bedrijven nog altijd niet beseffen. De afmeldpagina geeft een laatste indruk. En dat vind ik interessant.

Bij de domste pagina’s krijg je eenvoudig een tekst te zien waarop staat dat je bent uitgeschreven. Soms is daar nog enigszins over nagedacht. Dan staat er iets als: helaas, u heeft zich uitgeschreven. Maar als u wilt terugkomen dan kan dat natuurlijk altijd.

Andere pagina’s vragen een bevestiging. Daar moet je nog even een vinkje zetten of op een andere manier aangeven dat je echt geen nieuwsbrief meer wilt ontvangen. Een variant daarop is een lijst met aanvink-mogelijkheden. Dan blijkt de nieuwsbrief opgedeeld in thema’s en moet je aanvinken welke je niet meer wilt ontvangen.

Een slimme variant daarop is inspelen op de reden van uitschrijven. Dan wordt gevraagd of je uitschrijft omdat de nieuwsbrief te vaak komt. Dat gebeurt tegenwoordig ook vaak positief met vinkjes, waarbij je kunt kiezen uit meerdere opties. Die gaan dan niet in op het uitschrijven, maar op de vermoedelijke wens de frequentie aan te passen. Na allerlei opties (elke dag, elke week etc) volgt dan tenslotte het vakje ‘uitschrijven’ om echt van de nieuwsbrief af te komen.

Behouden van de relatie

Zo zijn er nog een paar varianten, maar het is meer van hetzelfde. Waarom vind ik het interessant? Ik was deze en vorige week geleidelijk met Opschonen van mails met nieuwsbrieven bezig. Ik kwam alle bovengeschetste uitschrijfpagina’s tegen. En zelfs van SEO-goeroes en anderen die beweren het verkoopwiel op internet te hebben uitgevonden geen creatievere manieren.

Ik herhaal even dat nieuwsbrief staat voor alle mails die ik ontvang na me ergens te hebben aangemeld. Het zijn dus bedrijven waar ik iets heb gekocht en die daarna mails blijven sturen met aanbiedingen en informatie. Maar ook zolderkamer ondernemers die een digitaal pakketje of cursus aanbieden.

Doe een aanbieding

Een bevestingspagina van uitschrijven is een contactmoment. En het is de makkelijkste laatste mogelijkheid een relatie te behouden. En dat kun je om allerlei redenen willen, al is het maar omdat een bestaand contact al een bekende is. Dus, ik geef maar een voorbeeld, waarom staat er op zo’n bevestigingspagina niet:

Jammer dat u aangeeft uit te willen schrijven. We willen u graag als relatie behouden. Mogen we u een aanbieding doen.

En dan een aanbieding die past bij de doelgroep en de eigen financiële mogelijkheid, en natuurlijk een afbeelding. Bij de ene organisatie of persoon is het wellicht een nieuw e-book of een samenvatting daarvan, bij een andere organisatie een fysiek product met korting.

Ik vind het vreemd dat alle bevestigingspagina’s ingaan op het uitschrijven en niet op het behouden van de relatie.

Van de maillijst verwijderd door de zender

voor de volledigheid. Wat ook gebeurt is dat een mail wordt gestuurd door zenders van nieuwbrieven waarin staat dat ze hebben geconstateerd dat je de mail niet hebt geopend. Met coderingen in hun mailprogramma’s kunnen ze inderdaad zien of je de mail hebt geopend en welke links je dan eventueel hebt gebruikt. Want dat je geen link hebt aangeklikt kan ook een reden zijn voor zo’n mail, waarin ze dan zeggen dat ze je uit hun maillijst gaan verwijderen.

Flauwekul natuurlijk. De meeste nieuwsbrieven worden verstuurd nadat de zender je gelokt om een maillijst op te bouwen. Het kan een tijd duren, maar uiteindelijk zul je een keer tot een aankoop van iets overgaan. Dus waarom moet je van die maillijst. Dat wil de zender hooguit als hij tegen te hoge kosten oploopt van een mail platform als mailchimp, aweber of mailerlite.

Meer informatie

• De wijziging in de telecommunicatiewet (pdf)
• Website van Iubenda met informatie over de regels rondom emails en nieuwsbrieven
• Het boekje in de header bestaat echt en het heeft al vervolg, zie bij Amazon