Gisteren vertelde ik een bont gezelschap anekdotisch over een leermoment in mijn verleden. Toen ik een jaar of negentien was zat ik met een paar studenten in de propagandacommissie van de VVD in Utrecht en produceerde ik met andere studenten een toneelstuk. De studenten van het toneelstuk hadden voornamelijk een PSP-achtergrond.

Bij beide activiteiten werd voor een bijeenkomst de afspraak gemaakt van 19.00 tot 22.00 uur te vergaderen en daarna even iets informeels te doen. De vergaderingen in de propagandacommissie waren om 22.00 uur klaar. De taken waren verdeeld onder de aanwezigen en we gingen nog even een borrel drinken. De vergaderingen van het toneelgezelschap liepen uit tot 23.30 uur. Er waren dan ook taken verdeeld en beslissingen genomen.

De dag erop kwam dan meestal een telefoontje van één van de deelnemers in het toneelgezelschap met een mededeling in de trant van ‘ik heb er nog eens over nagedacht’, ‘mijn moeder is ziek, dus ik kan niet…’ of iets dergelijks. Daarna volgden eindeloze telefoongesprekken met de overige deelnemers. En een eerder dan afgesproken, ingelaste, vergadering om de afspraken en taakverdeling nog eens te bekijken.

Met de deelnemers in de commissie was tussen de vergaderingen ook wel contact, maar dat was uitwisselen van informatie en  vragen als ‘als ik het zo doe, zit ik dan op de goede weg’, ‘ik zoek gegevens over xxx, heb jij een idee waar …’.  En tijdens de vergadering had iedereen gewoon gedaan wat ie op zich had genomen of het zo ver gebracht als mogelijk.

Bovenstaande gebeurde niet één keer, maar meerdere keren. Toen ik een tijdje mijn eigen bedrijf had, merkte ik dat ik het, voor mezelf geconstateerde verschil bij bovenstaande, mocht generaliseren. Ik werkte voor bedrijven en overheden, waarbij ik de contactpersonen, naar bovenstaand voorbeeld onderscheidde in liberalen en socialisten.

Het bonte gezelschap gisteren bestond uit mensen uit het bedrijfsleven, overheid, de zorg en een bank. Ik dacht dat er flinke reactie zou komen. Maar het werd een prettige discussie, want het bleek voor iedereen heel herkenbaar. 

Zelfs de hoofdverpleegster van een ziekenhuis in Utrecht meldde dat het door mij geconstateerde onderscheid mogelijk wel bestond, maar dat het volgens haar beter was te spreken van bedrijfsleven en zachte sectoren. Ze vertelde dat er in het ziekenhuis al verbetering plaatsvond. Maar er wordt nog steeds veel vergaderd zonder dat het leidt tot duidelijke afspraken, zei ze. Er staan ook nog altijd veel punten op de agenda, want iedereen weet toch dat er geen sanctie staat op het niet nakomen van afspraken.
Ze mist vooral, wat ze noemde ‘duidelijke afspraken’. Afspraken hangen bij ons altijd een beetje in de lucht, zei ze, zonder einddatum en met de verantwoordelijkheid kon je vaak ook meerdere kanten op. 

Ik vertelde dat ik ooit bij de communicatie-afdelingen van twee gemeentes (Amsterdam en Arnhem) al eens had doorgevoerd ‘meetbare resultaten’ te formuleren. In plaats van de wens te komen tot ‘meer aanwezige bewoners bij een inspraakavond’, vertaalde ik het naar ’30 aanwezige bewoners op de inspraakavond van 14 juni a.s.’  Dat was een doel om naar toe te werken. Zouden het er minder zijn, dan konden we kijken waar dat aan lag en onze communicatie daarop aanpassen.