Vorige week ben ik verhuisd naar een nieuw kantoor. Van verschillende locaties de bedrijvigheid weer samengebracht in één gebouw. Verhuizen is een hoop geregel, blijkt elke keer weer. Maar het heeft gelukkig ook zijn leuke kanten. Ik kwam namelijk diverse dingen tegen waarbij ik dacht ‘dat ik dat heb bewaard’ of ‘hé gevonden, dat was ik heel lang kwijt’ en dergelijke. Ook het fysieke verhuizen vind ik een leuke activiteit, als het af en toe is. Maar de administratieve verhuisregels van bedrijven. Die zijn niet alleen vervelend, ze zijn frustrerend. Terwijl dat juist zo eenvoudig zou kunnen zijn. In tegenstelling tot het fysieke verhuizen.

De situatie

Elk bedrijf houdt er voor het doorgeven van verhuizing, opzegging of een andere administratieve wijziging zijn eigen regels op na. Bij de één moet het telefonisch, bij de ander per mail, aangetekende brief, online of anders. Soms is een combinatie mogelijk. Dan zijn er ook nog bedrijven waar je een verhuizing schriftelijk moet doen, opzeggen per telefoon en andere wijzigingen per mail, telefoon, brief of online, afhankelijk van de wijziging.

Natuurlijk zijn er enkele dienstverleners die claimen het voor je te kunnen regelen. In de praktijk blijkt echter dat er vrijwel altijd specifieke zaken spelen waardoor je later alsnog zaken moet doorgeven, wijzigen etcetera. Omdat je na het verhuizen bijvoorbeeld een grotere bundel wilt of een andere abonnementsvorm.

Er zijn ook bedrijven die het regelen van sommige zaken express ingewikkeld maken of onlogisch. Waarom? Uit commerciële overweging natuurlijk. De drempel om je aan te melden is dan heel laag, maar het weer opzeggen een enorme administratieve en/of tijdrovende rompslomp.

Het makkelijkst zijn dat soort bedrijven te herkennen aan hun website. Op de homepage staat een grote button met ‘Word hier LID’. Maar de button om op te zeggen is verstopt op een onlogische plek of in het geheel niet aanwezig. En als er al een ‘opzeggen’-button bestaat kom je op een pagina met een uitgebreide tekst waaruit je moet begrijpen wat allemaal van je wordt verwacht om van je lidmaatschap af te komen.

XS4all

Bij XS4all, om maar eens een bedrijfsnaam te noemen, moet je telefonisch opzeggen. Dat vind ik al onlogisch voor een internetbedrijf, waarbij je zou verwachten dat het digitaal kan. XS4all is een voorbeeld van een bedrijf dat de voorkant goed heeft geregeld, goede helpdesk en dergelijke. Maar de achterkant niet.

Toen ik belde om te vragen waarom ik geen bevestiging kreeg van de brief met verzoek tot opzegging, werd er binnen drie keer overgaan opgenomen. ‘Maar opzeggen kan helemaal niet schriftelijk’, vertelde de medewerkster van de klantenservice, ’dat moet bij ons telefonisch’. Ze kon me doorverbinden met de betreffende afdeling. Na twintig minuten luisteren naar een bandje heb ik maar neergelegd. De volgende dagen direct bellend met het nummer van die afdeling kreeg ik weer het bandje. Uiteindelijk kostte het me ruim 150 euro extra voor het was geregeld. Maar toen had ik inmiddels al een veel minder vriendelijke man van XS4all aan de lijn gehad.

Zo kan ik nog wel enkele voorbeelden geven van bedrijven die het onlogisch, tijdrovend of lastig maken.

De regel/wet verhuizing en opheffing

Ik ben een voorstander van het opheffen van heel veel regelingen. Op zijn minst moet er regelmatig gekeken worden of bepaalde regels niet overbodig zijn geworden. Dat komt mede door de ervaring dat bij overheden en bedrijfsleven wel regels worden bedacht en ingesteld, maar dat die altijd een eigen leven gaan leiden… en dus niet meer worden opgeheven als de reden van instellen niet meer bestaat.

Maar één regel mag van mij worden ingesteld, of zelf een wet. De regel van eenduidige wijze van administratief doorgeven van verhuizing of opheffing/opzegging. Dus zoals bij een verkeerslicht, waarvan iedereen weet dat je er moet stoppen, een  methode waardoor iedereen weet hoe hij/zij een dienst kan opzeggen en een verhuizing kan doorgeven.

Eén wettelijk verplichte methode dus, waarnaast een bedrijf andere methoden mag hanteren als ze dat wenselijk lijkt.