Na een paar jaar freelancen bij reclame- en promotiebureaus wilde ik voor mezelf beginnen. Daartoe startte ik, inmiddels 25 jaar geleden, met Richard Vierbergen en Ron Spliet een filmbedrijfje in de vorm van een stichting. Want we wilden vooral documentaires en eigen filmpjes maken. Dat hadden we op de middelbare school ook gedaan.

Documentaires maken bleek een langdurig pre-productieproces langs filmfondsen, subsidiegevers en andere geldschieters. We moesten daarom op een gegeven moment ook bedrijfsfilmpjes maken om geld te verdienen.

Offertes maken

Richard deed de regie, ik de productie en Ron was al na een paar maanden afgehaakt. Ik kwam er snel achter dat gesprekken met beslissers over een offerte meestal over geld gingen. Het ging ze er vooral om de prijs naar beneden te krijgen.

Ik wilde voorkomen dat we erbij inschoten. Daarnaast wilde ik ook onderhandelingsruimte creëeren. Daarom specificeerde ik begrotingen tot in detail en op de verschillende onderdelen budgeteerde ik ze iets hoger.

Offerte trucje

Dat was vanzelfsprekend een offerte trucje, dat ik ooit leerde van een projectontwikkelaar. Een klant wist tijdens de onderhandelingen altijd wel iets aan te wijzen waarop bezuinigd kon worden. Meestal waren dat eenvoudige onderdelen, waarbij hij zijn logica gebruikte of een vergelijking met zijn eigen omgeving.

Ik wist daardoor al na korte tijd hoe te reageren. Soms kon ik sommige onderdelen vooraf al wat extra budgeteren. Met een genereus gebaar, passend en afhankelijk van de loop van het gesprek, gaf ik de klant dan gelijk.

‘Ja met drie lampen moet het ook wel kunnen. Het wordt wat lastiger, maar vooruit we schrappen er eentje’, zei ik dan bijvoorbeeld.

Eerlijke offerte

Er was niets oneerlijks aan. Want uiteindelijk maakten we de films altijd voor de redelijke prijs die we zelf hadden begroot. Het teveel ging direct terug naar de klant met de opmerking ‘we hadden een meevaller’. En zat het tegen dan beknibbelden we op onze eigen marge; als het kon op bijzaken als de video-kopieën of de videocassette-insteekkaarten (inlay-cards).

Bij het begroten werkte ik overigens met een 15% productiemarge (winst) over onze nauwkeurig berekende productiekosten. Hadden we tegenslag, dan hadden wij het niet goed gedaan en ging dat ten koste van onze marge en/of winst.

Offerte schrijven voortgezet

Op dezelfde manier werkte ik ook toen het filmbedrijfje geleidelijk ook marketing- en reclamewerkzaamheden ging uitvoeren. Ik maakte een begroting op basis van de briefing, het bedachte concept of het gesprek met de klant. Daarbij hield ik ook weer een 15% marge aan.

Had de klant daarna aanvullende wensen dan betaalde hij een extra bedrag. Wilde hij of zij iets heel anders, dan rekende ik opnieuw. En als ik zelf tegenslag had, dan had ik dus pech. Ik ging dan niet lopen zeuren om dat bij de klant vandaan te krijgen.