Met tussenpozen gebruik ik sinds mijn twintigste een methode om mijn productiviteit te verbeteren. Eigenlijk zou ik moeten zeggen, dagelijkse taken sneller uit te voeren. Ik deed dat naar aanleiding van een boek dat ik toentertijd las. Van Pomodoro had ik toen nog niet gehoord.

Daarin stond dat je tijd kunt verdichten. Het ging over de productiviteit van succesvolle mensen, werkelozen, ouderen en dergelijke. En er zit ook wel iets in van de bekende wet van Parkinson ‘wanneer je iets goed en snel gedaan wilt hebben, laat het doen door iemand die veel omhanden heeft’.

De methode van tijd verdichten

Om te bewijzen dat de methode ook voor jou werkt, moest je beginnen met een taak die dagelijks terugkeert. Wanneer je die gewoonlijk uitvoert in bijvoorbeeld een half uur, dan moet je jezelf opdracht geven het in twintig minuten te doen. Dat lukt ongetwijfeld zonder kwaliteitsverlies of iets dergelijks. Daarna verkort je de tijd verder. Vanzelfsprekend heeft elk soort taak een eigen minimale tijd, die nodig is om het af te ronden

Experimenteren

Ik experimenteerde soms met de methode, bijvoorbeeld om die minimale tijd te ervaren. Soms gebruikte ik het eenvoudig, door een tijd vast te stellen waarin een taak moest worden volbracht. Maar er zijn ook perioden dat ik het niet gebruikte. Het moet ook leuk blijven, immers.

Als je het gebruikt zie je dat het leuk is. En dat je echt meer doet dan je zou denken te kunnen doen. Het heeft voor mij niets dwangmatigs, ook al lijkt dat misschien wel zo. Als ik in plaats van de bovengenoemde twintig minuten er vijf minuten langer over doe is dat nog steeds korter dan het half uur dat ik er eerder over deed. Wat ik zeg, het moet leuk blijven.

Zoeken en telefonische gesprekken

Het leuke van de ‘techniek’ is dat het een tijdsbesef in je onderbewuste brengt. Bij een telefoongesprek bijvoorbeeld kan ik ook zeggen dat ik er vijf minuten aan wil besteden. Terwijl er dus een andere invloed in het verloop van de ‘taak’ is. Zonder op de klok te kijken eindigt het gesprek dan op een natuurlijke manier na ongeveer vijf minuten. Alsof je ook de gesprekspartner deelgenoot hebt gemaakt van de afspraak met jezelf.

Taken door elkaar uitvoeren

Eigenlijk denk ik wel eens dat het allemaal meer met efficiëntie te maken heeft, zoals Parkinson beweert, dan met tijdwinst. Dat realiseerde ik me toen ik met mijn toenmalige vriendin Annemarie samenwerkte.

’s Ochtends maakte zij een lijstje (niet op papier, maar in gedachte) en begon. Maar niet nadat ze voor zichzelf had bepaald hoeveel tijd ze er aan wilde besteden. Dan sprak ze een privé-doel uit, bijvoorbeeld om half één naar het strand, en ging aan het werk. Ze deed meerdere taken door elkaar. Ze zat te schrijven, te bellen, even in de voorbereidingen van het avondeten te roeren. Het was prachtig om te zien.

Vaatwasmethode

Ik heb ooit een boekje geschreven met een methode voor tijdmanagement, niet bovenstaande methode, dat ik de vaatwasmethode noemde. De werkwijze van Annemarie was een prachtig voorbeeld van een onderdeel daarvan dat ik, tot dan toe, alleen begreep in theorie.

Waarschijnlijk is het vrouwelijk om taken door elkaar te (kunnen) doen, waar mannen een taak liever van begin tot eind afronden (hoewel de klacht van veel vrouwen dat we klussen niet afmaken, daarmee niet lijkt te stroken).

Pomodoro

Het was vijf jaar geleden, dat een collega me wees op technieken als ‘Getting Things Done’ (GTD) en Pomodoro. GTD deed ik al snel af als een veel te omslachtige methode, waarbij het spreekwoordelijke middel erger is dan de kwaal. Maar Pomodoro sprak me wel aan. Het is eenduidiger en daardoor praktisch. En het heeft het psychologische element van efficiënter werken, maar minder dan mijn hierboven beschreven lossere tijdmethode.

Bij Pomodoro stel je een klok in op 25 minuten. Dan ga je aan het werk, en na 25 minuten houd je een pauze van vijf minuten. Dat doe je vier keer achter elkaar en dan houd je een kwartier pauze. Enzovoort.

Mijn methode

Het grote verschil met mijn methode is het min of meer vaste patroon. Dat kan bij grote klussen, een boek schrijven, wellicht handig zijn. Maar een grote klus bestaat eigenlijk altijd uit meerdere kleine klussen (even wat opzoeken, alinea schrijven etc.).

Bij de methode die ik hanteer bepaal je zelf voor je aan een taak begint hoeveel tijd je er gewoonlijk voor nodig hebt of denkt te hebben. Je bent daardoor bewuster met de taak bezig die je gaat uitvoeren en met de tijd die je er aan gaat besteden. Ik denk (eigenlijk weet ik het inmiddels zeker) dat het daardoor beter werkt, dan een methode zoals Pomodoro. Bij die laatste ligt je aandacht voorafgaand aan de taak meer bij de methode (intervallen van 25 minuten) dan bij je taak.

Ga mijn methode gewoon eens doen. Zie hoe leuk het is en verwonder je erover over dat je op een gegeven moment echt efficiënter werkt en meer doet in minder tijd, zonder er bij na te denken.

Knoedel methode

Pomodoro is een techniek die is bedacht door Francesco Cirillo. Hij gebruikte een wekker in de vorm van een tomaat. Toen hij zijn techniek een naam moest geven werd dat Pomodoro, Italiaans voor tomaat.

Ik heb een methode bedacht voor klusjes met een repeterend element, bijvoorbeeld mail verwerken, zoeklijstje voor google e.d. Het zijn taken waarbij telkens eenzelfde handeling terugkomt. Bij mail verwerken telkens een te beantwoorden mail. Bij een zoeklijstje telkens een zoekwoord waar ik op internet een betekenis bij zoek.

Ik gebruik dan de knoedel methode. Ik heb dat zo genoemd om ook een voedingsproduct te gebruiken, zoals Pomodoro. Daarnaast verwijst de knoedel, in het Italiaans Gnocchi, naar de korte tijdspanne. Afhankelijk van het Knoedel recept kook je een knoedel in 1, 2 of 5 minuten. De juistheid van die recepten maakt me niet uit, het gaat me om het idee.

Timer

Als timer gebruik ik een heel eenvoudige, slecht afgewerkte workout timer. Het voordeel daarvan is dat je het kunt instellen op een aantal keren dezelfde countdown. En de rustpauze van de workout zet je eenvoudig op 0 of 1 seconde. Je kunt ook een app op je telefoon gebruiken. Dat kan handiger zijn omdat die je die los van je computer kunt gebruiken.

Ik stel de timer  in op 1, 2 of een ander kort aantal minuten (5 minuten of minder) en begin aan de repeterende klus. Het valt op, zeker als je de methode voor het eerst toepast, hoe lang een minuut duurt. En altijd verwonder ik me erover, als ik klaar ben met de klus of klussen, dat ik enorm veel heb gedaan in korte tijd. Soms schrik ik ervan hoe laat het is. En hoeveel tijd er dan nog is om op die dag allerlei andere klussen of leuke dingen te doen.

Meer informatie

• Een website over de Pomodoro techniek, een een wiki (NL) en een Engelse wiki
• Wiki over de Knoedel (het voedingsproduct)
• De gratis desktop timer van Drive Software
• Andere gratis countdown timers zijn die van Orzeszek, Focus booster (mooie naam), Cook timer en de SnapTimer. Welke timer je kiest is een kwestie van smaak en gebruik, allen zijn zogenaamde ‘countdown’ timers.
• Voor Knoedel gebruik ik de lelijke, hele simpele Workout timer; Het is een klein programmaatje met losse geluidsbestanden, die je dus kunt aanpassen.
• Wiki over een wet van Parkinson en de trivialiteitswet van Parkinson (de tijd die bij een vergadering aan een onderwerp wordt besteed is omgekeerd evenredig aan de hoeveelheid geld dat er mee is gemoeid).