Bij projecten heb je deelnemers met een positieve inslag en met een negatieve inslag. Veel mensen vinden het, net als ik, vervelend als er bij een voortgangsoverleg steeds iemand begint over de beren op de weg.

Maar ze zijn reuze handig en eigenlijk zouden we ze moeten koesteren, deze doodgravers van een project. Tenminste volgens Gary Klein. Want terwijl we, na de projectformulering, denken op volle kracht vooruit te moeten met een haast blind vizier op het uiteindelijke doel, zijn het de beren op de weg die ons opbreken.

Gary Klein

Garry Klein is de man van het Pre Mortem denken. Hij zegt min of meer, ‘let maar op de beren op de weg, dat vergroot de kans dat je een project tot een goed einde brengt’. In feite zegt hij, maak naast het projectplan ook altijd een ‘worst case scenario’ of zelfs, en dat is het ware pre mortem denken ‘denk aan de situatie van het project, als het is overleden en dus niet haar doel heeft bereikt’.

Want Pre Mortem denken is als nadenken over je dood. Volgens Gary Klein is het goed na te denken over de mogelijke rampen die kunnen plaatsvinden tijdens de uitvoering van een project. Door hier al dan niet op in te spelen bij de projectplanning kun je er bijtijds op in spelen als ze plaatsvinden.

Overschreden planning

Hoe vaak gebeurt het niet dat een planning niet wordt gehaald. Buitenstaanders zagen het al ruim tevoren, de deelnemers in een project zijn echter optimistisch.

De congresdatum is al een jaar bekend, maar drie dagen voor de start moeten er nog cruciale zaken worden geregeld. De dag van de boekpresentatie ligt vast, het boek moet diezelfde dag nog van de drukker komen.

Het zijn projectproblemen (projectstress) die gemakkelijk voorkomen hadden kunnen worden door de beren op de weg tevoren te zien.

Projectkader

Bij het begin van een project denken we over allerlei mogelijkheden na. Maar eenmaal onderweg ligt het project en daarmee de route vast. Er wordt nauwelijks nog naar de omgeving gekeken. Maar de omstandigheden waarin een project wordt uitgevoerd veranderen. Soms een klein beetje, soms rigoureus.

Je moet dus om je heen blijven kijken, buiten de in het project geformuleerde grootheden. Met pre mortem denken zie je de beren op de weg, de roofdieren die maken dat je project overbodig wordt, niet kan worden beëindigd, de deadline overschrijdt enzovoort.

Daniël Kahneman

Een goede lezing over pre portem denken is gegeven door nobelprijswinnaar Daniël Kahneman.

Pre mortem denken

Het uitvoeren van een Pre Mortem voor je project is eenvoudig. Het bestaat uit drie stappen:

1. Maak tijd (bijv. 1 uur) vrij om alleen problemen te bedenken die zich kunnen voordoen bij je project
2. Selecteer de tien grootste problemen uit stap 1.
3. Neem de tijd (weer 1 uur) om oplossingen te bedenken bij de geselecteerde problemen

Het lijkt eenvoudig. Het is echter moeilijker dan je denkt. Uiteindelijk is het net zo leuk als de leuke dingen bedenken rond je project. De voldoening zit hem in de munitie die je hebt als de beren op je weg verschijnen en je, makkelijker dan daarvoor, je einddoel haalt.