Laatst vroeg Charles hoe ik het overal email ontvangen heb geregeld. Hij bedoelde niet hoe ik het lezen en beantwoorden heb ingepland in mijn dagelijks leven. Hij was benieuwd naar de instellingen. Ik hoorde laatst iemand zeggen ‘René kan overal email ontvangen’, had hij gezegd. Dat klopt voor alle apparaten met emailontvangst die ik daarvoor heb gekozen. Dat zijn mijn computers, een smartphone en een tablet.

Overal email ontvangen

Kort gezegd is overal email ontvangen georganiseerd rond IMAP. Ik werk met Microsoft Outlook en heb een backup account bij Google. Van alle emailaccounts maakt ik elk kwartaal een backup met Outlook naar een pst-bestand. Wil ik oude mails nalezen dan gebruik ik een PST-viewer. Daarnaast gebruik ik Archivarius 3000 om in alle backups te zoeken.

Er zijn vrienden die zeggen dat het makkelijker kan. Ze roepen over clouds en automatiserende programma’s. Ik ben het niet met ze eens. Tenminste niet zolang ik zelf volledig controle wilt houden over mijn bestanden en niet telkens een leercurve door wil omdat een fabrikant zijn programma heeft aangepast.

IMAP en POP3

Charles kende het verschil niet tussen POP3 (Post Office Protocol) en IMAP (Internet Message Access Protocol). Eenvoudig gezegd is dit het verschil: bij POP3 haalt het mailprogramma je mails op bij de mailserver en zet ze op de harddisk van je computer en verwijdert ze daarna van de server; bij IMAP toont het mailprogramma een overzicht van de mails op de mailserver.

Je kunt bij het instellen van POP3 aangegeven dat een kopie van de opgehaalde mails op de server blijven staan. Dan kun je ze daarna ook nog met een andere computer ophalen. Bij IMAP kun je aangeven hoe lang mails op de mailserver moeten blijven.

POP3 nadelen

Nadeel van POP3 is echter bij gebruik van meerdere apparaten (computer, smartphone, tablet) dat alleen het apparaat waarmee je een bericht verstuurd dat bericht opslaat.

Met andere woorden het wordt niet op de server opgeslagen maar op het apparaat waarmee je het bericht verstuurd. Wanneer je meerdere apparaten gebruikt heb je op een gegeven moment geen overzicht meer van welke berichten je hebt verstuurd. Ook moet je berichten die je wilt verwijderen van alle apparaten afzonderlijk verwijderen.

IMAP voordelen

IMAP toont op elk apparaat de mail die op de mailserver staat. Verwijder je een bericht, vanaf een willekeurig apparaat, dan is het direct weg voor alle apparaten waarmee je daarna de gegevens van de mailserver ophaalt. En schrijf je een bericht met een willekeurig apparaat dan wordt dat bericht bewaard op de mailserver en is daarna vanaf elk apparaat dat je voor email gebruikt te lezen.

Apparaten

Ik heb zowel mijn PC’s als een smartphone en een tablet ingesteld met IMAP. Ik kan op al die apparaten mijn email lezen, nieuwe berichten verzenden en oude of onbelangrijke berichten verwijderen.

Heb ik dus, werkend met het tablet, berichten verstuurd en mails verwijderd, dan is dat direct op de server bijgewerkt. Als ik mijn PC start zie ik daar het met de tablet verzonden bericht en niet meer de verwijderde berichten.

Google Gmail

Al mijn mails staan dus op de server bij mijn provider. Met een Google Gmail account maak ik een eerste gratis realtime backup van al mijn ontvangen mailaccounts. Met een POP3-instelling haal ik daar alle mails binnen die op mijn mailservers staan. Vanaf dit Gmail account verstuur ik geen berichten.

Het is een complete backup van al mijn mails (ik heb meerdere domeinnamen). Voordeel daarnaast is dat ik altijd, wanneer ik toegang heb tot internet, mijn mails kan lezen. Ook wanneer ik geen apparaat bij me heb waar ik mijn IMAP op heb ingesteld.

Attachements

Heeft een ontvangen mailbericht ingevoegde bestanden (attachments), dan sla ik die meestal direct op in een map op mijn harddisk. Vanzelfsprekend is die ook geordend en komen de bestanden in de bij het onderwerp behorende map.

Google Drive

Bij het Gmail account krijg je 15 Gb diskruimte. Dat je ook kunt gebruiken voor de cloud-functie Google Drive (GDrive). Wanneer ik mail lees op een plek waar ik geen eigen opslag bij de hand heb, bewaar ik de ingevoegde bestanden tijdelijk in GDrive.

Ik begrijp niet dat mensen Dropbox gebruiken. Met Gmail en Gdrive tezamen ben je veel flexibeler. Bovendien heeft Google apps voor allerlei apparaten, waardoor je ook vanaf smartphone en tablet makkelijk bij je bestanden kunt.

PST backup

Aan het eind van een kwartaal exporteer ik de emails van die drie maanden vanuit Outlook naar een pst-bestand. Meestal laat ik daarna de mails uit dat kwartaal nog wel even op de server staan, omdat mensen er in actuele berichten vaak op terugkomen.

Het backup-bestand is echter gemaakt. Ik bewaar één exemplaar van het bestand op een externe harddisk. Een ander exemplaar houd ik op de harddisk van een computer. Dit pst-bestand bekijk ik, indien nodig, met de gratis Microsoft Outlook PST Viewer.

Deze PST Viewer heeft een ingebouwde viewer waarmee ik ook de eventuele attachements kan lezen of zien (afbeeldingen). Enige nadeel van de gratis versie is dat het alleen werkt op een PC waarop ook Outlook is geïnstalleerd.

Archivarius 3000

Op de externe harde schijf waarop de kopie van het pst-bestand staat, heb ik ook backups van teksten, pdf-bestanden, afbeeldingen en dergelijke. Met Archivarius 3000 heb ik van al die bestanden indexen gemaakt. Met andere woorden alle boeken, werkteksten, tijdschriftaantekeningen, pst-bestanden en overige hebben een eigen index.

Die indexen staan op die harde schijf, maar een kopie staat ook op een memorystick. Vanaf elke computer waarop Archivarius is geïnstalleerd kan ik al mijn bestanden doorzoeken. Het handige is daarbij dat ik kan opgeven of ik alle indexen of een selectie wil doorzoeken.

Met Archivarius kan ik de gevonden teksten (word, pdf, txt etc. en mailberichten) vanuit de index direct lezen, dus zonder eerst de harddisk erbij te halen. Ik feite kun je hierdoor zeggen dat overal email ontvangen ook hier een beetje geldt, ook al zijn het dan niet de meest recente berichten.

Externe harddisk

En ja, ik maak regelmatig een kopie van de externe harde schijf naar een tweede externe harddisk. Daarvoor gebruik ik het programma GoodSync. Ik heb een voorkeur voor programma’s die ik eerst kan bekijken en beoordelen alvorens ze te kopen. Bij GoodSync, Archivarius en PST-viewer kan dat.

Alle drie programma’s heb ik na het evalueren aangeschaft, ook al voldoen de gratis versies goed. Makers mag je voor een goed programma best belonen, vind ik. Bij GoodSync is de gratis versie overigens identiek aan de betaalde versie, bij Archivarius kun je de gratis versie 30 dagen beoordelen en bij de PST-viewer heeft de betaalde extra functies, waaronder het handige/noodzakelijke zoeken in mailberichten.

Veel werk?

Is dat nou allemaal veel werk, vroeg Charles. Nee, het is een kwestie van één keer alles goed instellen en daarna werken volgens plan. Dat betekent op gerichte tijden een taak uitvoeren of laten uitvoeren.

Bijvoorbeeld bij het synchroniseren van de externe harde schijven sluit ik deze beide aan op een USB-poort van een computer. Op dat moment weet ik dat als ik het programma GoodSync heb gestart ik even iets ander ga doen. Maar wel in de buurt blijf natuurlijk … want je weet maar nooit.