Sinds drie weken ben ik vrijwel helemaal overgestapt naar werken in de cloud. Ik kan nu niet anders zeggen dat ik daarmee, zowel letterlijk als figuurlijk, in de wolken ben. Veel vrienden heb ik al verteld over het gemak ervan, maar ook van de organisatie die het in het begin betekende. Want ik moest wel mijn werkwijze aanpassen.

Ik realiseer me dat ik het al veel eerder had kunnen doen. Voor diverse taken maakte ik al gebruik van de cloud, dus ik was al een beetje in de wolken. De grote overstap kwam na het gesprek met Charles waarin ik hem vertelde over de instellingen van mijn email.

Het begin

Eerste taken in de cloud. Ik had al vrij snel na de introductie een gratis account bij Dropbox, maar gebruikte het nauwelijks en zeker niet volgens een plan. Omdat ik er vrij vroeg bij was kon ik, drie jaar geleden, mijn capaciteit gemakkelijk ophogen door anderen te introduceren voor deze clouddienst.

Dropbox werd het medium om, binnen projecten, bestanden uit te wisselen met anderen. Daarvoor deden ik, en velen met mij, dat veel omslachtiger met Google. Eind 2012 nam ik er een gratis account bij Google Drive bij. Beide, Dropbox en GDrive, gebruikte ik om bestanden uit te wisselen.

Dropbox

Dropbox raakte een beetje uit de gratie merkte ik in mijn omgeving. Daarvoor waren verschillende redenen te vinden. Daar was bijvoorbeeld het bericht dat ze informatie doorgaven aan de NSA. Daarnaast waren er aanpassingen in de functionaliteit en het gebruik die voor sommigen de werkwijze minder prettig maakte.

Dropbox gebruik ik nu alleen nog voor de functie schermafdruk. Daarbij wordt een jpg-kopie van het scherm opgeslagen in Dropbox, na het indrukken van de PrintScreen-knop op het toetsenbord.

Google Drive gebruikte ik, naast uitwisseling van bestanden met anderen, vooral als opslag van boeken, white papers en andere documenten die ik op meerdere apparaten wilde (kunnen) gebruiken.

Office

Na de overstap enkele weken geleden van Office 2007 naar 2016 en 365 ben ik gaan werken met OneDrive. Bij het abonnement voor Office 365 krijg je 1 Terrabyte opslag in deze cloud. Dat is ruim voldoende voor mijn onderhanden werkzaamheden. Met de 15 gigabyte die je als gebruiker van Gmail gratis kunt krijgen had ik al uit de voeten gekund.

Het is mogelijk ook met Outlook in de cloud te werken, maar dat doe ik niet. Hoewel je, omdat ik via de server van mijn provider werk, ook daar in de cloud werk. Bij mijn email heb ik de situatie gehouden zoals ik dat eerder beschreef, de mailgegevens offline op mijn computer en andere apparaten en op die server van mijn provider.

OneNote

Wel ben ik door OneDrive intensiever met OneNote gaan werken. Ik had dit, ook gratis verkrijgbare, programma al eens geïnstalleerd. Het blijkt nu, na drie weken, een ideaal programma. En wellicht is dat wel de belangrijkste reden voor dit bericht. Hoewel het overal onder handbereik hebben van alle andere Office-bestanden ook zeker mijn werken eenvoudiger heeft gemaakt.

Met OneNote kun je notities maken. Dat kan echter op zoveel handige manieren dat ik het nu al niet meer kan wegdenken in de organisatie van mijn werk. Foto’s, schermafdrukken, tekenen en andere methoden zijn mogelijk om een notitie op te nemen in OneNote.

Structuur

Dat kunnen korte notities zijn, maar ook lange teksten die bestaan uit meerdere notities (of aantekeningen). Je kunt deze bovendien structureren, bijvoorbeeld door ze in een outline te plaatsen. En wie me kent, bijvoorbeeld van de berichten over Outliners en Maple, weet dat ik dat een prettige manier van structureren vind.

Buitengewoon prettig is dat je eenvoudig meerdere notitiebokken kunt maken, waarbij je met tabbladen een verdere onderverdeling kunt maken én dat je razend snel kunt zoeken door die notitieblokken.

In de wolken

Wellicht dat ik over OneNote een apart bericht over moet maken. Want ik realiseer me dat de combinatie OneDrive en OneNote de belangrijkste reden zijn dat ik me in de wolken voel met de cloud.